Es la encargada de tomar las decisiones administrativas, así como de la conducción y coordinación operativa de las acciones de respuesta.

ACTIVACIÓN:
Se constituirá una Mesa Técnica cuando:

1. Ocurra un evento adverso, que afecte a la población y requiera la intervención de Caritas Chile o de la organización diocesana de la Pastoral Social Caritas (PSC).

2. Se decrete una Alerta Amarilla o superior y, conforme al Mandato Humanitario y los análisis técnicos, pueda requerirse la labor humanitaria de Caritas Chile o la organización diocesana.

3. Decretada una Alerta Temprana Preventiva, la amenaza crece en intensidad o magnitud y pueda requerirse su intervención.

INTEGRACIÓN:
A nivel nacional, la Mesa Técnica estará conformada por:

1. Responsable programa MAGRE, quien coordinará la Mesa y deberá participar en la Mesa Estratégica.
2. Responsable de Gestión del Riesgo y Emergencias.
3. Responsable del Centro de Operaciones de Emergencia Móvil.
4. Responsable de recaudación de fondos (Cuaresma, campañas).
5. Responsable de Comunicaciones.
6. Otras personas convocadas por la mesa.

Un procedimiento documentado determinará los responsables de cada área y asignará otras funciones que se requieran.

Este procedimiento deberá considerar el orden de subrogación de los integrantes de la mesa y debe ser revisado anualmente o cada vez que las circunstancias lo ameriten.

Las organizaciones diocesanas deberán elaborar sus propios procedimientos para la integración y funcionamiento de las Mesas Estratégicas y Técnicas, para lo cual contarán con el apoyo técnico de Caritas Chile.

ROLES Y FUNCIONES:
Son funciones de la mesa técnica:

1. Mantener registro e información oportuna, confiable y verídica de la situación y los avances en las acciones de respuesta y gastos efectuados. Esta información será gestionada mediante reportes de situación e informes consolidados, cuyo formato y distribución serán considerados en el manual de procedimientos.

2. Elaborar y actualizar el Plan de Acción, en base a la información entregada por la evaluación inicial y evaluaciones complementarias.

3. Elaborar el presupuesto de las acciones de respuesta, pudiendo recomendar el uso de mecanismos nacionales e internacionales de financiamiento de las operaciones.

4. Llevar el control técnico y administrativo de las operaciones, así como el monitoreo y evaluación de planes de acción y proyectos o programas de recuperación.

5. Implementar un sistema de rendición de cuentas y medición de impacto de los planes, programas y proyectos asociados a la respuesta y/o recuperación²¹.

6. Presentar informes sobre programas de respuesta y/o recuperación, asociados a llamamientos de emergencia de la Confederación Caritas Internationalis u otros donantes externos.

Para llevar a cabo estas funciones, se establecerán los siguientes roles: Coordinación, Operaciones, Logística, Administración y Finanzas y Comunicaciones, desempeñados por Encargados o Encargadas, cuyas responsabilidades se detallan a continuación.

Se sugiere a las diócesis, establecer procedimientos para la conformación y funcionamiento de la mesa técnica.

1. Coordinación

La coordinación de la Mesa Técnica Nacional, corresponderá al Coordinador o Coordinadora del Programa MAGRE.

Sus responsabilidades serán:

A. Asumir el mando de las acciones de respuesta, liderando la Mesa Técnica.

B. Velar por la seguridad de colaboradores y colaboradoras (a título voluntario o remunerado) involucrados en la respuesta. Esta responsabilidad es compartida, dentro del alcance de sus funciones, por los demás Encargados y Encargadas de área.

C. Liderar el proceso de elaboración y ejecución del Plan de Acción (PdA) y presupuesto.

D. Determinar la estructura organizacional apropiada, de conformidad al presente Plan y los recursos disponibles.

E. Autorizar las comisiones de servicios de colaboradores y colaboradoras, la forma de ejercer esta responsabilidad se especificará en el manual de procedimientos.

F. Mantener la coordinación general de las actividades de respuesta.

G. Autorizar la información que se entregará a los medios de comunicación, sin perjuicio de las responsabilidades que le competan a la Mesa Estratégica u otras instancias de la CECh.

H. Mantener comunicación y coordinación permanente y eficaz con la Mesa Estratégica Nacional y Diocesana.

I. Liderar el monitoreo y la evaluación del PdA.

J. Elaborar el informe final, el cual debe ser autorizado por la Mesa Estratégica.

2. Operaciones

Es el área encargada de ejecutar las acciones de respuesta. Deberá:

A. Liderar el proceso de identificar y evaluar los daños y necesidades que genere el evento adverso, colaborando en la determinación de las prioridades institucionales.

B. Velar por la seguridad de los equipos en terreno.

C. Establecer y mantener canales de comunicación permanente con el personal en el terreno y las bases de operaciones.

D. Coordinar la activación y operación del Centro de Operaciones de Emergencia Móvil – COEM y Equipos de Respuesta a Emergencias (ERE).

E. Coordinar las acciones de socorro, conforme a los estándares nacionales e internacionales, las disposiciones de este Plan y los procedimientos e instrucciones pertinentes.

F. Determinar necesidades operativas y recursos adicionales que puedan requerirse.

G. Mantener el registro de personas beneficiadas.

El manual de procedimientos deberá considerar los procedimientos operativos necesarios para el correcto funcionamiento de esta área.

3. Logística.

A. Desarrollar un registro apropiado de colaboradores y colaboradoras de la Pastoral Social Caritas que participen en la respuesta. Los formatos y/o formularios para este registro deberán ser elaborados y socializados previamente.

B. Establecer un sistema de bienestar y seguridad para el personal y sus familiares.

C. Desarrollar un registro adecuado de los recursos materiales utilizados en la respuesta. Los formatos y/o formularios para este registro deberán ser elaborados y socializados previamente.

D. Proporcionar y mantener operativos vehículos y otros medios de transporte necesarios en la operación.

E. Proporcionar servicios de soporte a las operaciones (alimentación, comunicaciones, materiales, alojamiento, etc.) considerando el bienestar y seguridad de colaboradores y colaboradoras.

F. Administración de bodegas, centros de acopio y cadenas de distribución.

G. Implementar un sistema de registro y seguimiento de donaciones.

H. Gestión de importaciones y ayuda humanitaria internacional.

Se deberán elaborar procedimientos y/o manuales de gestión para el funcionamiento de esta área.

4. Administración y finanzas.

Es el área encargada del registro y control administrativo de los recursos financieros, así como de otras acciones administrativas, tales como la gestión de personal. Sus principales funciones serán:

1. Coordinación y gestión financiera, con el organismo pertinente de la CECh, organismos bancarios y donantes.

2. Administrar los recursos financieros involucrados en la respuesta.

3. Desarrollar un registro adecuado de los recursos administrados y de los gastos efectuados y elaborar el reporte financiero de la operación. Los formatos y/o formularios para este registro deberán ser elaborados y socializados previamente.

4. Elaboración de un registro de donantes, así como de las donaciones realizadas.

5. Negociación y tramitación de contratos y servicios.

6. Gestión de recursos humanos, teniendo especial cuidado en el cumplimiento de la normativa laboral (Código del trabajo y ley 16.744).

Se deberá elaborar un procedimiento documentado que determine el monto y forma de administración del Fondo Nacional para Emergencias de Caritas Chile y el Llamamiento Internacional (EA).

5. Comunicaciones

Es el área responsable de la óptima gestión de la información en forma interna y externa.

Su objetivo, en situaciones de emergencia, es garantizar que la red Pastoral Social Caritas Chile, las personas afectadas y beneficiarias, los donantes y los medios de comunicación reciban, en forma pertinente y oportuna, información sobre las acciones de respuesta y recuperación.

De igual manera, deberá implementar registros apropiados que permitan evidenciar la incidencia de nuestras acciones y visibilizar el actuar de la Iglesia. Para esto se sugiere:

1. Elaborar un procedimiento documentado que establezca los canales y flujos de información y responsables de generarla y registrarla. Los formatos para la gestión de información deben ser elaborados y socializados²².

2. Implementar campañas de información pública que promuevan los derechos de las personas afectadas, entreguen orientaciones de actuación a la población, en base a las recomendaciones oficiales, promuevan la salud y la higiene de la población afectada y alienten la esperanza, resaltando las capacidades comunitarias y el involucramiento de la comunidad en nuestras acciones.

3. Desarrollar estrategias de comunicación, que permitan informar al público – incluyendo: Personas afectadas, beneficiarios, beneficiarias, autoridades y organizaciones locales y posibles donantes – sobre nuestras acciones, así como la manera en que entregaremos la ayuda y la forma de seleccionar a las personas beneficiarias.

4. Coordinar con la Dirección de Comunicaciones y Prensa de la CECh los mensajes claves que las distintas vocerías deben entregar a los medios de comunicación.

5. Recibir y atender a los periodistas – extranjeros y nacionales – y facilitarles información sobre la Pastoral Social Caritas y la Iglesia local, así como de su respuesta a la emergencia.

6. Elaborar los informes consolidados y notas de prensa, así como un banco de fotografías que puedan ser publicadas en los diversos informes.